Startguiden [6]: 10 ting å gjøre de første ukene som selvstendig næringsdrivende

Du har fått det formelle i orden, og nå er det opp til deg hvordan du vil drive firmaet videre. Her er 10 tips til hva du bør gjøre i starten.

Dette er sjette og siste del i en serie om å starte for seg selv som frilanser. Forrige episode finner du her.

1. «Selg» utstyr til deg selv

Hvis du som privatperson har kjøpt for eksempel fotoutstyr, datamaskin eller fagbøker du får bruk for i næringen, kan du overføre dette til firmaet ditt til vanlig bruktpris. Deretter fører du verdien av utstyret til fradrag i næringen. Bruktprisen kan ikke være høyere enn nypris. Priser du varene for høyt, kan Skatteetaten justere beløpet ned hvis du får bokettersyn. Du skal dessuten kunne forsvare hvorfor du har bruk for utstyret på det nye kontoret ditt.

For alt som koster mindre enn 15 000 kroner får du fullt næringsfradrag med det samme. Hvis salgssummen er over 15 000 kroner skal varen aktiveres og går inn som et driftsmiddel i næringsoppgaven. Du trekker fra 20 eller 30 prosent årlig, avhengig av om det dreier seg om kontormaskin eller produksjonsutstyr, helt til det står igjen mindre enn 15 000. Da kan du trekke restsummen fra i sin helhet i regnskapet.

Du må lage et bilag i regnskapet som forklarer transaksjonen:

«Jeg, Kari Frilanser, overfører 1 stk. Canon-kamera + to teleobjektiver til mitt foretak for kr 7000. Ny pris var kr 14 500.»

Dette blir det første bilaget du legger inn i regnskapspermen din. Legg ved (kopi av) originalkvitteringen hvis du kan. En perm med skilleark er grei å bruke til å holde orden på papirene. Husk at det ikke gis fradrag for moms her, i og med at firmaet kjøper fra en privatperson (deg selv) som ikke er MVA-pliktig.

2. Trenger du regnskapsfører?

For de fleste frilansere som ikke gjør annet enn å jobbe, kjøper noe kontorutstyr her og der og kanskje reiser i embeds medfør en gang i blant, er det ikke spesielt komplisert å føre regnskap selv. Men det må gjøres skikkelig, i henhold til Bokføringsloven. Det holder ikke å legge bilagene i en haug og føre summene inn i næringsoppgaven.

Bruker du et regnskapsprogram forenkler du prosessen. Du plotter inn bilagene etter hvert, sender ut fakturaer på e-post eller på papir som programmet genererer, og på slutten av året er alle tallene ferdig utregnet for deg. Det er bare å føre dem inn i næringsoppgaven du leverer på nettet. Prøv gjerne Conta Faktura, som er et gratis fakturaprogram (nettbasert). Det er spesielt utviklet med tanke på små firmaer.

Hvis du ikke har tid eller hvis du får meslinger av papirarbeid, overlater du det hele til en regnskapsfører. Bilagene legger du i en perm eller en skoeske for den saks skyld, og leverer fra deg en gang i måneden. Regnskapsføreren fører alt inn på data, fyller ut mva-oppgaven for deg, og det gjenstår da bare for deg å betale regningene. Timeprisene ligger på mellom 450 og 700 kroner + mva. avhengig av om du bor i by eller på landet. Utgiftene for enkeltpersonforetak kan ligge på 4000-15.000 kroner i året, inkludert utfylling av selvangivelse og næringsoppgave. Bare årsoppgjøret koster gjerne et sted mellom 2500 og 5000 kroner. Utgiftene trekker du fra på skatten.

Det kan være en fordel å ta kontakt med et regnskapsbyrå som er spesialister på frilansere eller kreative yrker. Spør de du kjenner om de kan anbefale noen. Uansett må du kreve at de du engasjerer er i stand til å forklarer deg ting på en forståelig måte. Avtal på forhånd hvilket samarbeidsforhold dere skal ha og hvordan det skal faktureres (timepris? stykkpris? fast pris?)

Frilansinfo.nos eget regnskapsbyrå tilbyr frilansere og andre næringsdrivende regnskap til fastpris og timepris. Se www.frilansinfo.no/regnskap for mer informasjon!

3. Få kontoret på beina.

Lei deg inn i kontorfellesskap eller innred hjemmekontor. Få tak i utstyr og inventar du trenger. Få på plass bredbånd og telefon. Tegne forsikring slik at du er godt dekket i tilfelle brann, innbrudd og vannskade. Forsikre dyrt utstyr på best mulig måte, også på reise (fotografer, kamerafolk…) Ta forholdsregler for ekstern sikkerhetslagring av viktige data (backup).

4. Tegn ulykkesforsikring.

Alt etter hvor stort økonomisk ansvar du har (lån, familie) bør du vurdere en privat forsikring som gir deg en tilleggsinntekt hvis du blir sykemeldt eller arbeidsufør. Reiser du mye i jobben sjekker du at reiseforsikringen er i orden. Ofte er reiseforsikring inkludert i innboforsikring eller hvis du betaler reisen med kredittkort, men sjekk at denne gjelder hvis du mister eller blir frastjålet kamerautstyr eller datamaskin.

5. Pensjons- og sykeforsikring.

Selvstendig næringdrivende er som vi har vært inne på tidligere i denne serien dårligere stilt enn lønnstakere hvis vi blir syke. Eller gamle. Du bør tegne frivillige ekstraforsikringer gjennom folketrygden for å få best mulig dekning. Dette utgjør en viss prosentsats av din skattbare inntekt. Spør på trygdekontoret.

6. Lag en firmakonto.

Ikke obligatorisk, men lurt for å unngå å blande sammen privatøkonomien og firmaøkonomi. De fleste nettbanker har støtte for oppretting av flere kontoer. Du kan da opprette en der du setter til side skattepenger, en til mva og en daglig brukskonto. Knytt eventuelt et kredittkort/bankkort til brukskontoen hvis du trenger dette. Greit å ha et kredittkort i bakhånd den dagen du har dårlig med cash og Mac’en ryker og du må kjøpe ny på timen.

7. Ta et møte med deg selv.

Sett deg ned litt og tenk gjennom ting. Kall det hva du vil, markedsplan, forretningsstrategi. Skriv ned punktvis og i prioritert rekkefølge hvordan du skal gå fram for å skaffe deg kunder, hva som er kjernemarkedet ditt, hvordan du vil gå fram for å få kontakt med dette markedet, hva du har lyst til å jobbe med, osv. Lag konkrete tiltak du kan iverksette for hvert enkelt mål du setter deg. Hvis ingen handling er mulig mangler du et mål, og punktet bør strykes. En plan gjør det lettere å holde fokus, slik at du får mest mulig ut av din mest verdifulle ressurs: Tid. Prosessen gir fokus og hjelper deg til å formulere viktige prioriteringer for deg selv. Vi har alle opplevd å gå ut fra at vi vet hvor vi går. Når vi får ting på papiret fører det ofte til at vi ser at det ikke holder mål, eller det dukker opp enda bedre idéer.

8. Skaff deg en grafisk profil.

Merkevarebyggingen begynner fra dag 1. Logoen, nettsidene, visittkortene, e-postsignaturen og fakturaene bestemmer hvilket inntrykk folk får. Hvis du ikke er grafisk designer bør du hente inn hjelp til å lage en grafisk profil.

Få trykket opp visittkort hvis du trenger det. De fleste oppdragsgivere aksepterer at du kjører papirløst kontor og at du derfor bare kommuniserer elektronisk. Visittkortene dine kan være en cd-plate med en presentasjon av arbeidene dine, eller hvorfor ikke en minnepinne med logoen din på? Fakturaer og andre dokumenter sender du som pdf via et nettbasert, gratis fakturaprogram som f.eks. Conta Faktura. I Conta Faktura kan du legge inn logoen din på fakturablanketten, så benytt denne muligheten!

Din nye grafiske profil også kan også komme til uttrykk i en e-postsignatur og et nyhetsbrev til kundene dine.

9. Kjøp domenenavn, planlegg nettsider.

Det anbefales å investere litt penger i et godt nettsted. For mange blir dette den viktigste formidlingskanalen for tjenestene de selger. Invester i en framtidsrettet nettløsning der du selv kan oppdatere bilder og redigere tekst på en enkel og effektiv måte.

Trenden akkurat nå er at også flere og flere kreative frilansere bruker en bloggplattform som WordPress også til å vise fram portfolioen (slik som nettsidene du leser akkurat nå). Trenden kan snu før du aner det så velg en løsning du har tro på.

Regn med å måtte redesigne og oppdatere teknisk løsning hvert andre til tredje år hvis du vil henge med i utviklingen. En fleksibel nettløsning gjør at du med enkle grep kan forlenge denne perioden. Det anbefales derfor at du bruker et system som gjør deg i stand til å sette inn ny logo selv, forandre bredden på siden, endre bilder og ikke minst legge inn artikler og tekst.

Et gratis og kraftig CMS (Content Management System) for nettsider er for eksempel Joomla som en webdesigner lett kan tilpasse behovene dine. Flash ser fint ut, men er dårlig egnet hvis du vil ha trafikk fra søkemotorer, og er mer klønete å oppdatere hvis du ikke har snøring.

10. Fastsett priser og skriv standardkontrakt.

Tenk gjennom hva tjenestene dine skal koste. Sjekk at det er mulig å tjene en fornuftig årslønn med prisene du setter. Ta også en sjekk på hva andre tar og hva markedet vil betale for kompetansen din, og posisjonér deg i forhold til dette. Har du prisene dine klart for deg før du forhandler er det mindre rom for pruting, og du blir lettere sett på som proff.

Lær mer på Timepriskalkulatoren.no sin prisskole.

Hånd i hånd med prisingen går kontraktsskriving. Du jobber selvfølgelig aldri uten oppdragsavtale, og skriver en avtaletekst som du kan tilpasse hvert oppdrag. Noen eksempler på avtaler finner du i dokumentbanken.

Da var artikkelserien Oppstartsguiden slutt. Er det noe du savner? Legg gjerne igjen en kommentar under eller send en e-post!

freelance, freelancer