Hvordan fakturere utlegg oppdragsgiver skal dekke

bylineikon Av Atle Hansson • 19. april 2012 • Kategori • Utskriftsformat

Billetter, parkering, hotellregninger. Ting og tang du betaler for, og som det er avtalt at oppdragsgiver skal dekke. Hvordan skal du fakturere dette?

Mange tror at de må lage en reiseregning, slik du kanskje måtte gjøre da du var fast ansatt. Det må du fremdeles, men nå er det ditt eget firma, og ikke oppdragsgiveren, som skal ha den. Den skal oppbevares sammen med bilagene dine i regnskapet.

Husk at hvis du har enkeltpersonforetak, så kan du ikke kreve fradrag etter statens faste satser. Du må i stedet legge fram kvitteringer for alle utgifter.

Bruke påslag

Du trenger ikke å vise kvitteringer til oppdragsgiveren. Det holder å oppgi hvor mye de skal betale, evt. lage en oppstilling over prisen på hvert enkelt utlegg, hvis de krever det.

Og hvem sier at du er nødt til å be om 100 kroner hvis billetten kostet 100 kroner? Du kan godt ta et påslag og kreve 300 kroner. Å ta risikoen med å legge ut penger for en oppdragsgiver er en sørvis som skal honoreres. Banker låner ikke ut penger uten å ta seg betalt for tjenesten. På samme måte bør ikke enkeltpersonforetaket ditt ta på seg å «låne» penger til oppdragsgiveren uten å fakturere det.

De fleste kunder vil også være fornøyd med å få vite at summen du krever gjelder reiseutlegg. Du trenger ikke å spesifisere at det var 30 kroner til parkometer, 170 til taxi og 1000 til flybillett. Bak inn et prispåslag og skriv «Reiseutlegg kr 1850». Ferdig arbeid.

Ta utlegg inn i prosjektprisen

I kontrakten du skriver med oppdragsgiveren kan du like gjerne anslå totalbeløpet for utlegget som kommer. Billettpriser og hotellutgifter kan sjekkes på forhånd, materialutgifter eller produksjonskostnader kan det også gjøres ganske nøyaktige overslag på.

Pluss på en grei buffer og ta totalprisen med i kontrakten. Ta eventuelt med et forbehold om endringer hvis et slikt variabelt utlegg blir større enn antatt.

Skal alltid ha MVA

Alle priser du skal viderefakturere skal tillegges full merverdiavgiftssats, selv om billetten du kjøpte bare hadde 8 prosent moms. Vilkåret er at firmaet ditt er MVA-pliktig. Du skal bruke råprisen uten moms som utgangspunkt for prisen inkl. 25 prosent MVA.

Hvis firmaet ditt ikke er MVA-pliktig må du bruke prisen inkludert moms som utgangspunkt for hva kunden skal betale, og du plusser naturligvis ikke på mer moms på toppen. Et prispåslag er anbefalt, som før.

Ta godt betalt for kjøring

Selv om statens sats for kilometergodtgjørelse er kr 3,90 nå i 2012, betyr det ikke at denne prisen faktisk dekker kostnadene dine med bilhold og drivstoff per kilometer. I realiteten koster det trolig bortimot det doble, avhengig av hvilken bil du kjører. Så langt det er mulig bør du ta med at kunden skal dekke kjøring i forbindelse med oppdragene. At du etterpå får trekke litt fra på skatten tar du med som en ekstra bonus.

Foto: iStockphoto

Del på Twitter

Det er nå 18 kommentarer. »

Kommentar av T 7. oktober 2012:

Mottar man kjøregodtgjørelse/får betalt dette av oppdragsgiver så kan man ikke itillegg trekke reise fra på skatten. Ekstra bonus slik det er skrevet over er i beste Hellas stil og helt ulovlig. Det er oppfordring til skattesnylteri.
Kommentar av Atle Hansson 8. oktober 2012:

Du tar helt feil. Vi snakker i artikkelen om firmaer som fakturerer oppdragsgiver. Ikke om personer som er ansatt direkte hos oppdragsgiver. Mange oppdragsgivere tror underleverandørene de bruker tilhører sitt eget firma, men de er faktisk selvstendige selskapsenheter som fører sitt eget regnskap… Så selvfølgelig kan man trekke fra bruk av privat bil i eget firma. Dette gjelder uavhengig av om man er ansatt i eget AS eller NUF, eller driver enkeltpersonforetak. For sistnevnte er det imidlertid et tak på 6000 km årlig før bilen må selskapslignes. I alle tilfeller bruker man satsen som er nevnt i artikkelen til å skaffe seg en skattereduksjon. Dette er lovlig.
Kommentar av Kristin 16. oktober 2012:

Hei! Eg er heilt fersk og har eit spørsmål som sikkert er banalt for meir garva frilansarar: Skal eg setja opp honorar og reiseutlegg i same faktura? Eller skal oppdragsgjevar ha éin for oppdraget og éin for reiseutlegga?
Kommentar av Atle Hansson 16. oktober 2012:

Hei Kristin! Ein og same faktura er heilt i orden sjølv om du skal fakturera fleire typar produkt/tenester/utlegg. Ved å samla alt på 1 faktura sparer du oppdragsgjevar for papirarbeid og ekstra bokføring.
Kommentar av Kristin 16. oktober 2012:

Hjarteleg takk for kjapt og klårt svar − på mitt eige skriftmål, til og med! Eg gjev meg over.
Kommentar av Karina Udland 10. desember 2012:

Hei! Leier meg inn med mitt NUF til et eksternt firma. Jeg er ansatt i NUFet. Når Jeg/firmaet mitt fakturerer skal det da MVA på km?
Kommentar av Atle Hansson 10. desember 2012:

Ja, alltid MVA på alt firmaet viderefakturerer så lenge NUF-et er MVA-pliktig, gjelder også avtalt kilometersats (kan sette hvilken som helst pris på kilometeren, trenger ikke å følge noen statlige satser!).
Kommentar av Karina Udland 11. desember 2012:

Takk for raskt svar! Et spørslmål til; Hva med påslag når oppdragsgiver krever underbilag/faktura på utlegg. Er 10% påslag ganske vanlig?
Kommentar av Atle Hansson 11. desember 2012:

Du kan hilse å si at oppdragsgiver ikke har krav på å se noe som helst underbilag. Fakturaen du mottar er utstedt i ditt firma sitt navn, og hører til i ditt firma sitt regnskap. Hva du viderefakturerer er det så du som bestemmer, oppdragsgiver har ikke noe med å se hva du egentlig betalte. Men dette har selvfølgelig også med hva som er avtalen mellom dere. Men lær av rørleggeren. Når kjøring koster 550 kroner så koster det ikke det i realiteten. Du spør aldri om å få se bevis for at kjøringen faktisk koster dette. Rørleggere er næringsdrivende på akkurat samme måte som deg selv. Så 10% er for lite. Jeg synes du bør ta minst 30%, gjerne 100% eller mer. Og ikke vis noen av dine kvitteringer til oppdragsgiveren.
Kommentar av Karina Udland 11. desember 2012:

Den løftet – takk!
Kommentar av Atle Hansson 11. desember 2012:

Bare hyggelig!
Kommentar av nette 2. mars 2013:

Hei,
jeg har et enkeltpersonforetak og av og til så legger jeg ut for varer for kunder, – eksempelvis så kjøper jeg software for dem på nett. Da fører jeg utgiften som en kostnad i regnskapet og
fakturerer kunden for varen +mva. Da går det jo dette som en inntekt på meg, og jeg lurer på om det egentlig er riktig måte å gjøre det på?
Tar gjerne imot kommentarer på dette.
Kommentar av Atle Hansson 2. mars 2013:

Metoden du nevner er den eneste måten å gjøre det på hvis du ikke bare vil be dem kjøpe programvaren selv. Når du fakturerer blir det omsetning, men ikke inntekt. Siden du kostnadsfører kjøpet opphever det inntekten, slik at det blir null overskudd og dermed ingen skatt å betale. Vel å merke hvis du fakturerer samme pris som du kjøpte varen for. Men som denne artikkelen råder deg til, bør du jo ha litt igjen for bryet, så da fakturerer du mer enn varen egentlig kostet. Differansen mellom reell pris og fakturert pris = overskudd. Av dette overskuddet blir det skatt å betale, som for alt annet overskudd.
Kommentar av nette 2. mars 2013:

Tusen takk for svar, var greit å få ditt innspill her, så da var det ikke så galt allikevel
Kommentar av Helle 12. mars 2013:

Jeg har to spørsmål om hotell. For det første: Jeg er et enmannsforetak som av og til fakturerer oppdragsgiver for hotell. Men det er vel slik at jeg skal trekke fra hotellutgiftene på skatten likevel? Hvis ikke blir jo hotellregningen som en inntekt for meg da oppdragsgiver gir meg alt i ett og ikke skriver hva som var hva på det de innberetter til arbeidsgiver?
For det andre: jeg er skribent, journalist, forfatter og trenger noen ganger å ta inn på hotell for å få ro til å skrive. Vil skattemyndighetene godta en slik utgift, altså at jeg skriver de faktiske utgiftene på firmaet?
Takk for svar!
Kommentar av Atle Hansson 12. mars 2013:

Hotellet er en vanlig utgift som firmaet ditt betaler for at det skal kunne drive forretninger, og da skal utgiften også føres i regnskapet og være med på å redusere skatten.

Skattemyndighetene vil ikke godta at du tar inn på hotell for å få ro og fred i Norge. Dette kommer inn under uttalelsen deres om utgifter til «kunstnerisk inspirasjon» som ikke er fradragsberettiget. Dersom du er på reise og jobber og skriver i utlandet er saken selvfølgelig en annen, her er det naturlig at du bor og jobber på et hotell, og dette er fradragsberettiget.
Kommentar av Alex 14. mars 2013:

Jeg har en spørsmål om hjemmekontor.Hva er minste krav for att laga en refusjonsnota pr år for dette.(ca 42000,- / år)
Kommentar av Atle Hansson 14. mars 2013:

Refusjonsnota er nok ikke det riktige å bruke her. Hvis du driver enkeltpersonforetak trenger du leiefakturaer e.l. som du fører som bilag i regnskapet. For hjemmekontor i leid bolig trekker du fra leien for hele arealet du bruker som kontor. For hjemmekontor i eid bolig kan du enten kreve 1600 kroner (2012) per år, eller en faktisk andel av vedlikeholdskostnader, strøm, avgifter, osv. som må dokumenteres med kvitteringer o.l.