Fakturaene vi har lagt ut i dokumentbanken her på nettstedet er eksempler som viser hva fakturaene må inneholde for at de skal være gyldige.

Du kan nemlig ikke bare lage dine egne fakturaer på et skriveprogram og tro at alt går bra. Skal de bli godkjente av Skatteetaten må de være nummererte i en låst nummersekvens, jfr. bokføringsforskriftens paragraf 5-1-3 (Lovdata)

Dette får du til enten ved å skrive dem ut på forhåndstrykte blanketter (kjøpes der du handler kontorrekvisita), ved hjelp av et fakturaprogram, eller ved å lagre filen i låst pdf-format. De to siste alternativene er et must for alle oss som sender faktura på e-post.

Det finnes flere bra fakturaprogrammer på norsk. Hvis du vil bruke et gratisprogram kan du laste ned Faktura Larsen fra dokumentbanken eller prøve gratisutgaven av WinVask. Begge støtter godkjent nummerering. De nettbaserte tjenestene Sendregning.no og Fakturo.no sender også ut nummererte fakturaer for deg.

Målet med et låst nummersystem er at skatteetaten ved bokettersyn skal kunne sjekke at du ikke har trikset og sendt ut fakturaer du ikke rapporterer inn til skattesystemet. Ingen nummer i rekka skal mangle på slutten av året. Skatteetaten presiserer at selv om du må slette en faktura bør du likevel skrive den ut og legge den i papirene dine slik at du kan forklare hva som har skjedd.

Det samme gjelder hvis du sender en rettelse på en faktura. Da holder det ikke bare å rette den opp og kaste den gamle. Du må lage en kreditnota, som du kan lese mer om her.

Hvis du vil gi fakturaene et spesielt design som fakturaprogrammet ditt ikke greier, kan du lage dem i et annet program og sette på samme nummer som dataprogrammet har gitt dem. Send ut de hjemmelagde men bruk utskriftene fra regnskapsprogrammet i arkivet.

Husk at alle fakturaer og bilag etter loven skal oppbevares i 10 år før du kaster dem.

Les også: Kjære Google. Skjer’a?

Klokken begynner å tikke for innlevering av næringsoppgaven. Kanskje en passende anledning til å ta en liten kikk på det norske regnskapsprogrammet BAS21.

Vi har foretatt en kjapp testkjøring og det ser ut som om dette er fullverdig system for bilagsføring, fakturering, butikksalg og lagerstyring. Systemet ble opprinnelig laget for en større byggevarekjede og skal ha kostet mer enn sju millioner kroner å utvikle.

Og prisen du betaler er som sagt kr. 0,-

Forretningsideen er at mange av småbedriftene kommer til å vokse og dermed kommer til å trenge flerbruker-versjonen av programmet, som koster kr. 299 per måned. Gratisversjonen har ingen andre restriksjoner og har full funksjonalitet.

I tillegg kan du lære en del om hva regnskap går ut på. Det eneste som kreves er at du registrerer deg på Bas21-nettsidene for å få tilgang til kursene. Du får gode svar kjapt hvis du stiller spørsmål i forumet.

Og da lurer vi selvfølgelig på: Hva er haken?

Vi spør Bjørn Normann som står bak både programvaren og nettstedet. Han jobber til daglig med implementering av ERP-systemer for større bedrifter i Skandinavia.

- Jeg var prosjektleder og designer av programvarepakken, og da den var ferdig hadde jeg og selskapet vi utviklet den for samme rettigheter til produktet. I stedet for å gå ut og konkurrere i markedet bestemte jeg meg for å legge den ut på Internett for gratis nedlasting. Siden har det bare vært morsomt for meg å hjelpe entreprenører med å ta programmet i bruk. Videre har jeg ingen konkrete planer. Kanskje noen vil kjøpe konseptet?

- Hva med programoppdateringer?

- Det er ikke planlagt at oppdateringer skal koste noe.

- Og kursene, skal de også være gratis i framtida?

- Hvis vi senere skal legge opp til kurs med lærer, vil det antagelig bli mot betaling. Da blir det altså kurs med ukentlige innleveringer osv.

BAS21s brukergrensesnitt er ikke spesielt sexy, men det går i alle fall Ajour Office en høy gang. Ulempen med programmet er at det har mye avansert butikkdata-funksjonalitet, noe som er overflødig for frilansere. Terskelen for å lære å bruke programmet er derfor relativt høy. Heldigvis gir kom-i-gang-manualen (PDF) en god innføring.

Jeg har prøvd et par av de andre norske regnskapsprogrammene for småbedrifter, og selv for en relativt datakyndig kar er de ikke helt lette å sette seg inn i. Prisene ligger vanligvis på mellom 1000 og 6000 kroner i innkjøp pluss en tusenlapp eller mer i obligatorisk serviceavtale hvert år. Og ingen regnskapskurs inkludert. Så hvis du uansett må lære deg hvordan et slikt program fungerer ville jeg vel egentlig ikke nølt med å prøve BAS21 og i tillegg spart noen tusen kroner.

Av nyttige funksjoner nevner vi statistikker og årsrapporter, purring, faktura som pdf-fil, konfigurerbar kontoplan og støtte for utenlandsk valuta.

Programmet kan lastes ned fra http://bas21.net

(Foto: Naotakem)

OPPDATERING: TIMEPRISKALKULATOREN ER BLITT NY OG INTERAKTIV. PRØV DEN HER. Excel-arket som omtales i denne artikkelen er ikke lenger tilgjengelig, men det øvrige innholdet er stadig relevant.

Kalkulatoren er i Excel-format og regner ut dag- og timesatsene for deg, basert på tallene du fyller inn. Har du ikke Excel kan du bruke gratisprogrammet Open Office Calc.

Registrer deg, logg deg inn og last ned skjemaet fra Dokumentbanken (gratis)

Du finner skjemaet nederst, under “Diverse dokumenter”.

Jeg har en pris jeg bruker, så hva er vitsen?

Hvis du har satt en pris på måfå bør du gå gjennom den i detalj for å sjekke at den i alle fall ikke er for lav.

Mange glemmer at det i fakturabeløpet bør være lagt inn et overskudd i tillegg til din egen lønn. Hvis du satser tid og penger i et firma som ikke gir noen langsiktig avkastning, er ikke bedriften mye verdt.

Ville du investert i Statoil Hydro uten å forvente avkastning?

Ha prisen klar for deg før du skal ut og finne oppdragsgivere. Du vil bli sett på som mer proff enn en som tafatt forventer at kunden skal foreslå noe. Du får ikke alltid det du vil ha, men i de aller fleste tilfellene vil du få bedre pris enn hvis du lar kunden komme med det første forslaget.

Hvis du i tillegg er i stand til å forsvare hvorfor prisen din er som den er, har du større sjanse til å lykkes i forhandlingene. Her kommer priskalkulatoren inn i bildet. Den hjelper deg med å tenke gjennom hvilke elementer prisen din er satt sammen av.

Dags- og timepris fungerer for grafiske designere, webdesignere og andre produksjonsarbeidere som ikke selger rettighetsbaserte varer. For illustrasjoner, foto og lignende, må du ta med i regnestykket hvilken lisens (bruks- og reproduksjonsrettigheter) du gir kunden. Jo mer du gir fra deg, desto høyere pris.

I alle tilfeller er det lurt å ha timeprisen klart for seg, for da vet du hvor mange timer du kan bruke på et oppdrag før du begynner å spise opp fortjenesten.

Tenk på et tall

Her er fire vanlige måter å regne ut prisen på. Ikke alle er like smarte.

1. Samme som da jeg var ansatt. Dette betyr at du i realiteten tjener langt mindre enn før, fordi du nå betaler alle utgifter selv. Dessuten sparer du kunden for arbeidsgiveravgift m.m. Holder ikke for deg som har tenkt å jobbe frilans i mer enn to måneder.
2. Apekatt-taktikken. Se på hva markedet vil betale og hva konkurrentene dine tjener, og forlang det samme. Kan fungere, men du vet fremdeles ikke noe som helst om hvordan prisen din er sammensatt.
3. Tredelingsmodellen. Tommelfingerregel som går ut på at en tredjedel av honoraret ditt går til din egen lønning, den andre tredjedelen går til driftsutgifter (kontor, telefon, osv.) og den siste delen går til overskudd (avkastning, som nevnt over). Brukbar metode, men litt omtrentlig.
4. Kalkulert pris. Priskalkulatoren er basert på denne detaljerte modellen. Her definerer du hvor mange dager du kan fakturere i løpet av et år, de årlige driftsutgiftene, daglig basistariff, fakturerbar timepris og fortjenestemargin.

Å fastsette pris er noe de fleste sliter med, og de fleste setter den for lavt. Mer om hvorfor her.

Tips eller kommentarer om priser? Skriv nedenfor!