Bokføring med regneark blir tillatt

Det er nå lovlig å føre hjemmelaget regnskap med programvare som Excel eller Open Office Calc. Endringen gjelder for alle foretak med færre enn 300 bilag i året.

Vi meldte for ei ukes tid siden at det er ulovlig å sende ut egenproduserte fakturaer uten godkjent nummerering. Dagens nyhet er i samme sjanger, siden det så langt også har vært ureglementert å føre regnskap ved hjelp av et regneark-program.

Endringen gjelder alle bokføringspliktige foretak med færre enn 300 bilag i året. Som ett bilag regnes dokumentasjon av én enkelttransaksjon med motpart, for eksempel kjøp, salg eller betaling.

Formelt trer nyordningen i kraft fra 1. januar 2009, men Bokføringsstandardstyret gir løyve til bruk av regneark før denne datoen.

Regnearket du lager må være oversiktlig og lett kontrollerbart for skattemyndighetene. En annen forutsetning er at alle opplysninger, transaksjoner, og andre regnskapsmessige disposisjoner skal bokføres på en fullstendig måte.

Alt skal skrives ut på papir for å tilfredsstille kravene i bokføringsloven § 13 om tilstrekkelig sikring mot ødeleggelse, tap og endring etter at fristene for ajourhold er utløpt. Dataene ses da på som låste. Endringer etter at regnskapet er ført er ikke tillatt.

Utskriftene skal dateres og signeres av den som har laget regnskapet.

Bilag og salgsdokumenter oppbevares som verdipapirer i en perm og/eller scannes og oppbevares elektronisk. Det skal være fullt samsvar mellom disse dokumentene og opplysningene i regnskapet ditt.

Selv om de konkluderer med at endringen bør godkjennes er ikke Norsk Regnskapsstiftelse ikke udelt positiv. I sin uttalelse skriver de at det i regneark er mulig å endre eller slette direkte i allerede bokførte opplysninger. Videre heter det:

“Dette medfører en risiko for feil og urettmessige endringer i bokførte opplysninger, for eksempel beløp, dokumentasjonshenvisning eller anvendte tilordningskoder. Slike endringer i et regneark vil ikke iverksette automatiske kontroller eller etterlate seg spor. Regneark gir videre brukeren anledning til blant annet å sette inn egne formler og funksjoner, benytte egendefinerte makroer og skjule linjer og kolonner. Dette kan gjøre både regnskapssystemet og bokføringen mindre oversiktlig og vanskeligere å etterkontrollere.”

Kilde: Norsk Regnskapsstiftelse via Bedin